GDPR: Čo predstavuje nová legislatíva pre bytové družstvá a spoločenstvá vlastníkov?

GDPR: Čo predstavuje nová legislatíva pre bytové družstvá a spoločenstvá vlastníkov?

Dáta občanov EÚ získavajú globálnu ochranu. Nové európske nariadenie upravujúce ochranu osobných údajov General Data Protection Regulation (GDPR) nadobudne účinnosť už 25. mája 2018. GDPR platí pre všetky firmy a organizácie na celom svete, ktoré pracujú s dátami občanov EÚ. Prichádzajúce zmeny pocíti každý, kto s údajmi pracuje alebo ich zhromažďuje. Typickým príkladom sú spoločenstvá vlastníkov a bytové družstvá. Čo pre nich môže byť riešením? Vybrať si spoľahlivého dodávateľa služieb, najmä rozúčtovaciu spoločnosť, ktorá rozpočítava náklady spojené s užívaním nehnuteľností.

GDPR má globálnu pôsobnosť a platí pre všetky firmy
Každá organizácia, ktorá pracuje s dátami, ktoré nejakým spôsobom súvisia s občanmi EÚ, musí dodržiavať zásady a požiadavky regulácie GDPR. Tá sprísňuje pravidlá pre spracovanie a evidenciu osobných údajov. Osobným údajom je akákoľvek informácia, na základe ktorej je možné identifikovať danú osobu. Patrí k nim nielen klasicky meno, pohlavie a dátum narodenia, ale po novom aj napr. e-mail, IP adresa, telefónne číslo alebo číslo bytu v spojení s adresou.

Čo znamená GDPR pre spoločenstvá vlastníkov a bytové družstvá?
Zmeny tiež významne zasiahnu do chodu spoločenstiev vlastníkov bytov a bytových družstiev. Ich predsedovia či členovia výboru alebo predstavenstva (podľa konkrétnych stanov daného subjektu), nie správcovské firmy či externí dodávatelia služieb, sú totiž ako štatutárny orgán zodpovední za správu a ochranu osobných údajov obyvateľov bytov.

„Predsedom spoločenstiev vlastníkov bytov a bytových družstiev odporúčame, aby v prvom rade vykonali revízie svojich databáz, vymazali nepotrebné údaje a skontrolovali zmluvy s externými dodávateľmi,“ uviedla Jana Machková, riaditeľka spoločnosti ista Slovensko.

Správcovia objektov a rozúčtovacie spoločnosti budú musieť v dôsledku zmien prijať rôzne technologické opatrenia, ktoré môžu byť finančne veľmi nákladné. Dodávatelia ponúkajúce príliš lacné služby sa môžu stať nespoľahlivými.

„Pokiaľ si spoločenstvá vlastníkov bytov a bytové družstvá nájdu kvalitného dodávateľa, ktorý zaručuje technické zabezpečenie citlivých dát na vysokej úrovni, uľahčia si veľa práce a zároveň sa zníži riziko vysokej pokuty,“ dodáva Jana Machková.

Pokuta sa môže vyšplhať až na 20 miliónov eur alebo 4 % z celkového ročného obratu. Pokiaľ má teda spoločenstvo vlastníkov alebo bytové družstvo niekoľkomiliónové ročné príjmy, môže sa pokuta pohybovať v desiatkach až stovkách tisíc eur. To je suma, za ktorú by sa dali zaobstarať napríklad nové okná do celého bytového domu alebo zateplenie fasády.

Čo predstavuje GDPR pre jednotlivcov a firmy všeobecne?
Zmeny sa dotknú jednotlivcov, i firiem, inštitúcií, zamestnancov a iných subjektov naprieč všetkými odvetviami. GDPR prinesie občanom viac práv a pre firmy viac povinností. Občan môže požiadať firmu o informácie týkajúce sa spracovania jeho osobných údajov, napr. ich opravu, alebo dokonca požiadať o ich zrušenie. Platí to v prípade, že firma nebude mať oprávnený dôvod naďalej dáta uchovávať. Celkovo budú musieť firmy prijať také organizačné a technologické opatrenia, ktoré zaistia maximálnu bezpečnosť, spoľahlivosť a dôveryhodnosť pri nakladaní s osobnými dátami.